Si mueves mercadería entre bodegas, haces despachos a domicilio o recibes productos de un proveedor que no emite factura en el acto, necesitas conocer la guía de despacho electrónica para almacén. No es tan común en la operación diaria de un minimarket pequeño, pero cuando la necesitas y no la tienes, el problema puede ser serio.
Qué es una guía de despacho electrónica
La guía de despacho es un documento tributario electrónico (DTE) que acredita el traslado de mercadería. No es un documento de pago — no reemplaza la boleta ni la factura — sino un respaldo del movimiento físico de productos de un punto a otro.
En Chile está regulada por el SII como Documento Tributario Electrónico tipo 52. Para emitirla, necesitas estar autorizado para emitir DTE (lo mismo que para boleta electrónica) y tener folios (CAF) para ese tipo de documento.
Cuándo la necesitas en un almacén
La mayoría de los minimarkets no emite guías de despacho en sus ventas diarias, porque las ventas al consumidor final se documentan con boleta. Pero hay situaciones donde la guía es obligatoria:
Despacho a domicilio con pago diferido
Si vendes un pedido y lo despachas el mismo día pero el cliente paga después (o a crédito), necesitas una guía de despacho que ampare el traslado. La boleta o factura se emite cuando se realiza el pago efectivo.
Traslado entre sucursales o bodegas
Si tienes mercadería en una bodega externa o en otra sucursal del mismo negocio y trasladas productos entre ambas, el camión o la persona que lleva la mercadería necesita la guía de despacho en ruta. Sin ella, en un control de carretera o una fiscalización de Impuestos Internos, el traslado no tiene respaldo.
Consignación o préstamo de productos
Si envías productos a otro local para que los vendan por ti (consignación) y la transferencia de propiedad ocurre después, la guía documenta la salida de tu inventario hacia ese punto.
Recepciones de proveedores
Cuando un proveedor te entrega mercadería y tarda días en emitir la factura, puede acompañar el envío con una guía de despacho. Eso te protege a ti también, porque tienes el respaldo de que los productos ingresaron legalmente.
Qué información debe llevar
La guía de despacho electrónica incluye:
- RUT y razón social del emisor (tú o tu empresa).
- RUT y razón social del destinatario (quien recibe la mercadería).
- Dirección de origen y destino.
- Detalle de los productos: descripción, cantidad y precio de referencia (aunque el precio puede no ser definitivo).
- Indicador de traslado: el motivo del traslado. Hay varios tipos según el SII:
- Tipo 1: Operación constituye venta.
- Tipo 2: Ventas por efectuar.
- Tipo 5: Traslados internos.
- Tipo 6: Otros traslados no venta.
El tipo que uses afecta el tratamiento tributario, así que elige bien o consulta con tu contador.
Cómo emitirla desde el sistema
No todos los POS de minimarket incluyen la emisión de guías de despacho — es una función que algunos proveedores cobran aparte o que directamente no tienen. Verifica esto con tu proveedor antes de necesitarla.
Si tu sistema lo permite:
- Abre un nuevo documento tipo "Guía de despacho".
- Ingresa el RUT del destinatario y la dirección de destino.
- Agrega los productos con cantidad y precio referencial.
- Selecciona el indicador de traslado correcto.
- Emite el documento — el sistema lo envía al SII y genera el PDF para imprimir o enviar al chofer.
El chofer o la persona que transporta debe llevar la guía impresa o en el teléfono durante el traslado.
Diferencia entre guía de despacho y boleta electrónica
| Guía de despacho | Boleta electrónica | |
|---|---|---|
| ¿Documenta una venta? | No necesariamente | Sí |
| ¿Acredita pago? | No | Sí |
| ¿Se puede emitir antes del pago? | Sí | No corresponde |
| ¿Obligatoria en toda venta? | No | Sí para ventas al consumidor |
| ¿Requiere CAF propio? | Sí (tipo 52) | Sí (tipo 39) |
Errores frecuentes al usar guías de despacho
- Usarla en lugar de boleta: la guía no reemplaza la boleta. Si la venta está confirmada y el pago ocurrió, debes emitir boleta.
- No indicar el tipo de traslado correcto: el tipo 1 implica que la operación es una venta; si no lo es, puedes tener problemas tributarios.
- No enviarla al SII antes del traslado: el documento debe estar en el SII antes de que el producto salga del punto de origen. No vale emitirlo después.
- No conservar los acuses de recibo: el SII valida la guía, y ese acuse es tu respaldo si hay una revisión posterior.
Cómo MiniMkt te ayuda
MiniMkt incluye emisión de guías de despacho electrónicas para almacenes que hacen delivery o traslados entre puntos. Puedes convertir un pedido en guía de despacho directamente desde el sistema, y cuando el cliente paga, transformas la guía en boleta sin tener que reingresar los productos. El documento llega al SII automáticamente.
Más información sobre DTE y operación de almacén en el blog de MiniMkt.
Preguntas frecuentes
¿Necesito guía de despacho para hacer delivery de productos del almacén? Depende de si el cliente paga en el momento del despacho o después. Si paga al recibir, puedes emitir la boleta directamente. Si el pago es diferido o a crédito, necesitas la guía de despacho para amparar el traslado.
¿Puedo emitir guías de despacho desde el portal SII si mi POS no lo permite? Sí. El portal del SII tiene la opción de emitir manualmente cualquier tipo de DTE, incluyendo guías de despacho. Es una solución para casos esporádicos, pero para operación frecuente conviene tenerlo integrado en el POS.
¿Cuánto tiempo tengo para convertir una guía de despacho en boleta o factura? La normativa general establece que los documentos de respaldo deben estar formalizados en el plazo razonable de la operación. La práctica habitual es emitir la boleta o factura dentro del mismo día o al día siguiente del despacho, aunque la ley no fija un plazo de horas. Tu contador puede orientarte según el tipo de operación específica.