El problema real de los productos vencidos en un almacén
Qué hacer con productos vencidos almacén es una pregunta que todo dueño de local enfrenta, pero pocos tienen un proceso claro para manejarla. La respuesta improvisada suele ser la peor: vender igual (ilegal), tirar sin registrar (pérdida invisible), o acumular en bodega hasta que ocupa espacio y nunca se resuelve.
Los productos vencidos no son solo una molestia operativa. Representan pérdida directa de capital, potencial sanción del Seremi de Salud si se encuentran en góndola durante una fiscalización, y distorsión en tu inventario si no los das de baja correctamente.
En Chile, poner a la venta productos con fecha de vencimiento vencida es una infracción al Decreto 977 del Ministerio de Salud (Reglamento Sanitario de los Alimentos). Las multas para locales de alimentos parten en 1 UTM y suben según el tipo de infracción y la reincidencia. No vale la pena el riesgo.
Lo correcto es tener un proceso simple pero consistente: detectar, dar de baja del sistema, registrar el motivo y desechar.
Cómo detectar productos vencidos antes de que sean un problema
La forma reactiva es encontrarte el producto vencido cuando un cliente lo lleva a la caja o cuando revisas la góndola de casualidad. La forma proactiva es tener una rutina que los identifique antes.
Revisión semanal de zonas de riesgo. Los productos más propensos a vencerse son los perecibles cortos (yogur, queso, pan envasado, fiambres), los que tienes en poca cantidad y los que están al fondo de la góndola. Dedica 15 minutos semanales a revisar esas zonas específicamente.
Rotación FIFO. Cuando llega mercadería nueva, los productos que ya estaban en góndola van adelante y los nuevos van atrás. Esto no requiere ningún sistema: es un hábito de reposición. Si tu equipo no lo hace consistentemente, el producto más viejo queda atrás y se vence antes de venderse.
Alertas en el sistema de inventario. Si tu sistema lo permite, configura alertas de vencimiento próximo: a 7 días, a 15 días. Eso te da tiempo para aplicar un descuento, hacer una promoción o avisar al proveedor si el producto tiene política de devolución.
Cómo dar de baja un producto vencido en el sistema
Cuando ya tienes el producto vencido en mano, el paso siguiente es sacarlo del inventario correctamente. No basta con tirarlo: si el sistema sigue mostrando stock, ese número va a estar inflado y tus análisis de merma no van a ser reales.
Registra el ajuste de inventario. En tu sistema, entra al módulo de inventario y haz un ajuste negativo por la cantidad del producto vencido. El motivo debe ser "vencimiento" o "merma por vencimiento". Esto crea un registro trazable.
Guarda evidencia si el monto es relevante. Si la pérdida por vencimiento en un mes supera un umbral que tu contador considera relevante para el cálculo de pérdidas del negocio, conviene tener una foto del producto con la fecha visible o una nota con el detalle (nombre, cantidad, fecha de vencimiento, fecha del desecho). Esto puede ser útil en la declaración anual de renta como pérdida deducible.
Desecha correctamente. En la mayoría de los casos eso significa basura doméstica o contendor de orgánicos si el producto es alimento. Para volúmenes grandes o productos especiales (pesticidas, productos químicos), aplica la normativa municipal correspondiente.
¿Puedes devolver el producto al proveedor?
Depende del proveedor y de las condiciones comerciales que tengas pactadas. Algunos distribuidores de perecibles tienen política de canje o crédito por productos próximos a vencer (no ya vencidos). Esto se negocia al momento de establecer la relación comercial.
Lo que no puedes hacer es devolver un producto ya vencido esperando que el proveedor lo reingrese a la cadena de distribución. Eso tampoco es legal para ellos.
Si tienes productos que sistemáticamente se te vencen, el problema no es el proveedor: es el volumen de compra. Estás comprando más de lo que vendes. La solución es ajustar el pedido hacia abajo y hacer compras más frecuentes aunque en menor cantidad, aceptando que el costo unitario puede ser un poco más alto a cambio de no tener pérdida por vencimiento.
Cómo MiniMkt te ayuda
MiniMkt permite ingresar la fecha de vencimiento al cargar cada lote de productos. El sistema genera alertas automáticas cuando un producto se acerca a su fecha límite, con anticipación configurable (7, 15 o 30 días según el tipo de producto).
Cuando haces el ajuste de baja por vencimiento, el sistema registra el motivo, la cantidad y la fecha, y actualiza el stock automáticamente. Esos ajustes quedan en el historial de merma, que puedes exportar para tu contador o para tu propio análisis mensual.
Si operas con varios locales, el módulo centralizado te permite ver qué local tiene más pérdidas por vencimiento, lo que ayuda a ajustar los pedidos de compra por sucursal.
Más sobre gestión de inventario en el blog de MiniMkt.
Preguntas frecuentes
¿Puedo vender un producto con fecha de vencimiento vencida si el cliente acepta? No. En Chile la normativa sanitaria prohíbe la venta de productos con fecha de vencimiento expirada independientemente del consentimiento del comprador. El Seremi de Salud puede sancionar al local incluso si el cliente no presentó reclamo.
¿Las pérdidas por vencimiento son deducibles de impuestos? Sí, bajo ciertas condiciones. Como pérdida de inventario, puede reconocerse como gasto en la declaración de renta. Necesitas tener el registro de los ajustes de inventario como respaldo. Consulta con tu contador para asegurarte de hacerlo correctamente según tu régimen tributario.
¿Cada cuánto debo revisar las fechas de vencimiento en góndola? Para productos perecibles (lácteos, fiambres, productos frescos), la revisión debería ser diaria o al menos cada dos días. Para productos con mayor durabilidad (conservas, cereales), una revisión semanal o quincenal es suficiente. El criterio es cuánto te costaría no encontrarlo a tiempo.