Si tienes más de un local, en algún momento vas a enfrentar esto: en una sucursal te sobra harina y en la otra no hay. O en el local nuevo se agotó el aceite y el camión del proveedor no llega hasta mañana. Transferir stock entre sucursales de tu almacén parece simple, pero si no lo haces bien puedes terminar con inventarios descuadrados, discrepancias en el stock registrado y dolores de cabeza en el cierre de mes.
Esta guía te explica cómo hacerlo correctamente.
Por qué las transferencias de stock son un punto crítico
Una transferencia de stock es más compleja de lo que parece porque involucra dos inventarios simultáneamente. Cuando sacas 10 unidades de la sucursal A y las llevas a la sucursal B, el stock de A debe bajar en 10 y el de B debe subir en 10. Si eso no se registra en el momento correcto y de forma coordinada, cualquiera de los dos inventarios queda malo.
Los problemas más comunes:
- El stock baja en A pero nunca sube en B: Alguien anotó la salida pero olvidó la entrada. El inventario total no cuadra.
- Se transfiere sin aviso y B vende el stock sin saber que es una transferencia en tránsito: El producto llegó pero está contado dos veces o ninguna.
- No hay registro de quién autorizó o ejecutó la transferencia: Cuando hay discrepancias no puedes rastrear qué pasó.
- Se transfiere producto vencido o en mal estado: El receptor debería rechazarlo, pero si no hay protocolo, lo acepta y después tiene que darlo de baja igual.
Cuándo hacer una transferencia vs. comprar al proveedor
Esta es la primera decisión: ¿conviene traer desde otra sucursal o es mejor pedirle al proveedor?
Factores que hacen preferible la transferencia:
- El proveedor no tiene despacho hasta en varios días y la necesidad es urgente
- Tienes sobrestock en una sucursal de un producto de baja rotación
- El costo de transporte interno (gasolina del vehículo propio o costo del motoboy) es menor al costo de reposición mínima del proveedor
Factores que hacen preferible pedir al proveedor:
- El costo de transporte entre locales es alto
- El producto es perecedero y el traslado puede comprometer la cadena de frío
- La cantidad que necesitas justifica el pedido mínimo del proveedor
Para la mayoría de los traslados de emergencia (un par de cajas de producto básico), la transferencia interna es más rápida y práctica. Para reponer stock regular, el proveedor directo es lo correcto.
El proceso correcto para hacer una transferencia
Aunque sea un traslado pequeño, tener un proceso estándar evita errores y facilita las auditorías.
Paso 1: Solicitud de transferencia La sucursal B informa a la sucursal A (o al dueño) que necesita X unidades de Y producto. Esto puede ser por WhatsApp, por el sistema o en persona, pero debe quedar registrado.
Paso 2: Verificación en A Antes de separar el producto, confirmar que A tiene stock real disponible y que enviarlo no la deja desabastecida. No tiene sentido resolver el problema de B creando uno en A.
Paso 3: Separación y verificación de calidad El producto a transferir se separa físicamente y se revisan fechas de vencimiento y estado. Solo se transfiere lo que está en condiciones.
Paso 4: Registro de salida en A En el sistema, se registra la salida de esas unidades de la sucursal A indicando que el destino es la sucursal B (no una venta ni una baja de inventario).
Paso 5: Traslado El producto se lleva con un documento interno básico: qué producto, cuántas unidades, de dónde a dónde, quién lo lleva y la fecha.
Paso 6: Recepción y registro de entrada en B La sucursal B verifica que llegaron las unidades correctas en buen estado y registra la entrada en el sistema.
Paso 7: Cierre del movimiento El sistema vincula la salida de A con la entrada en B. El inventario total del negocio queda correcto.
Cómo documentarlo para el SII
Aquí hay un punto que muchos almacenes no consideran: si las dos sucursales pertenecen a la misma persona o empresa y operan con el mismo RUT, la transferencia entre ellas es un movimiento interno, no una venta. No requiere boleta ni factura entre ellas.
Lo que sí conviene tener es una "nota de traslado" o "guía de despacho interna" que documente el movimiento. Si el SII alguna vez revisa tu inventario, necesitas justificar por qué en la sucursal A salieron 20 cajas de aceite y no hay venta que las justifique. La guía interna es la respuesta.
Si las sucursales tienen RUTs distintos (porque son empresas distintas), la transferencia sí requiere documentación tributaria formal (guía de despacho o factura).
Cómo MiniMkt te ayuda
En MiniMkt las transferencias entre sucursales están integradas al módulo de inventario. Desde el panel creas una transferencia: indicas el producto, la cantidad, la sucursal de origen y la de destino. El sistema descuenta el stock de origen y lo deja "en tránsito" hasta que la sucursal de destino confirma la recepción. En ese momento, el stock sube en destino y el movimiento queda cerrado con trazabilidad completa.
El historial de transferencias muestra todos los movimientos entre locales con fecha, usuario que los ejecutó y estado (pendiente de recepción o completado). Eso te da respaldo si hay discrepancias o si necesitas auditar el inventario.
Desde el panel central tienes visión del stock de todas las sucursales en tiempo real, para que puedas ver de un vistazo dónde hay exceso y dónde falta antes de que se convierta en un problema.
Revisa más sobre gestión multi-sucursal en nuestro blog.
Preguntas frecuentes
¿Necesito guía de despacho para trasladar stock entre mis propias sucursales? Si ambas sucursales operan con el mismo RUT, no necesitas guía de despacho tributaria externa. Pero sí conviene tener un documento interno (puede ser simple) que registre el traslado. Si las sucursales tienen RUTs distintos, la guía de despacho es obligatoria para el traslado de mercaderías, según el artículo 55 del DL 825 (Ley IVA).
¿Qué hago si el producto llega dañado en la transferencia? Registra el rechazo en el sistema indicando el motivo (producto dañado, vencido, etc.). El stock vuelve al estado "en A" o se da de baja si no sirve en ningún local. Es importante que quede el registro del rechazo para que el inventario quede correcto y para evitar que el mismo error ocurra de nuevo (quizás el problema está en cómo se empaca para el traslado).
¿Cómo asigno el costo de los productos transferidos entre sucursales? Para efectos contables, el costo del producto no cambia: es el mismo costo de adquisición. Lo que puede variar es el costo de transporte del traslado, que puedes registrar como gasto operacional de la sucursal de destino. Si llevas contabilidad separada por sucursal, esto afecta la rentabilidad individual de cada local. Tu contador puede ayudarte a definir la forma más conveniente de registrarlo según tu régimen tributario.